1. Meeting pünktlich beginnen

Wenn Sie warten, bis alle Teilnehmer vollzählig sind, werden beim nächsten Mal wieder einige zu spät erscheinen, denn Sie wissen jetzt, dass das Meeting so oder so nicht pünktlich (und ohne sie) beginnt. Da auch zehn Minuten wertvolle Zeit sind, zwei Tipps für mehr Pünktlichkeit:

  • Bitten Sie die Teilnehmer nachdrücklich um pünktliches Erscheinen. Das schafft Leidensdruck.
  • Warten Sie nicht auf Trödler – auch nicht die Führungskräfte. Beim Nächsten Mal werden sie pünktlich sein.

2. Agenda rechtzeitig vorbereiten

Die Agenda dient als Leitfaden und signalisiert nach aussen, dass die Besprechung organisiert ist und sich jemand Gedanken über den Ablauf sowie einzelne Punkte gemacht hat. Was Sie trotz Agenda beachten sollten:

  • Bestimmen Sie einen Moderator zur Diskussionsführung.
  • Notieren Sie neue Diskussionspunkte und planen Sie diese für das nächste Meeting ein.
  • Lassen Sie die Agenda im Vorfeld allen Teilnehmern zukommen.

3. Konferenzen richtig nutzen

Berufen Sie keine Konferenz ein, wenn das Problem nicht auch per E-Mail hätte geklärt werden können. Wenn nur Fakten verbreitet werden sollen, nutzen Sie die elektronische Kommunikation. Falls dann noch Fragen auftreten, können Sie immer noch eine Sitzung anberaumen. Wozu Besprechungen letztlich da sind:

  • Um angeregte wie anregende Diskussionen zu führen.
  • Um offenen Fragen zu klären.
  • Um schneller einen Konsens zu finden.

4. Teams besser besetzen

Es gibt Arbeitskollegen, deren einzige Aufgabe es ist, anderen zu sagen aus welchen Gründen ihre Ideen nicht funktionieren werden. Zur Lösung selbst können oder wollen sie jedoch nichts beitragen, ebenso wenig haben sie eigene Ideen. Personen dieser Art ruinieren jedes Treffen. Laden Sie deshalb die richtigen Teilnehmer ein – jeden, die…

  • …zu den Themen beitragen können.
  • …die entscheidenden Kenntnisse mitbringen.
  • …regelmässig durch kreative und konstruktive Vorschläge auffallen.

5. Schweiger gezielt ansprechen

Falls sich jemand nicht engagiert, halten Sie das bitte nicht sofort für einen Akt der Rebellion oder der Arbeitsverweigerung. Vielleicht fühlt sich derjenige auch nur unwohl mit dem Format der Konferenz. Sprechen Sie solche Teilnehmer gezielt an und bitten Sie respektvoll um Vorschläge. Einfache Fragen wie: „Frau Huber, wie ist Ihre Meinung dazu?“ reichen völlig aus. Dies ist eine der Hauptaufgaben des Moderators, denn:

  • Wenn jeder etwas beiträgt, fühlt sich niemand fehl am Platz.
  • Die Meinung eines jeden Teilnehmers ist wichtig. Deshalb haben Sie diese Leute ja auch eingeladen (siehe Punkt 4).
  • Oft tauchen so neue Standpunkte und Denkanstösse auf.

6. Diskussionen unbedingt fördern

Wenn keine Diskussionen während der Besprechung stattfinden, war das Meeting sehr wahrscheinlich unnötig. Denn dann wurden nur Fakten präsentiert und still abgenickt. Besprechungen dienen zum Ideenwettstreit und nur die Besten sollten sich sich am Ende durchsetzen. Dazu ist wichtig, dass Sie Folgendes beachten:

  • Diskutieren Sie stets sachlich, persönliche Differenzen müssen unterbunden werden.
  • Vorgesetzen muss wiedersprochen werden können, wenn deren Meinung nicht geteilt wird.
  • Machen Sie die Tragweite der Entscheidungen deutlich, damit die Teilnehmer nicht nur opportunistisch handeln.

7. Entscheidungen sichtbar dokumentieren

Für neue oder externe Gruppenteilnehmer dienen Protokolle als erste Informationsquelle. Vor allem wenn mehrere Personen neu dazukommen, fehlt oft die Zeit für eine persönliche Einführung. Des Weiteren werden viele Entscheidungen getroffen, an deren Vorteile sich nach Monaten niemand mehr erinnern kann (oder mag). Schon mit einfachen Mitteln lässt sich das Problem eindämmen:

  • Erstellen Sie hinterher ein Protokoll und lassen Sie es allen Teilnehmern zukommen.
  • Notieren Sie, wer was bis wann aus welchem Grund erledigen soll.
  • Bringen Sie relevante Protokolle zur nächsten Konferenz mit und verweisen Sie darauf.

8. Powerpoint möglichst vermeiden

Powerpoint ist ein nützliches Werkzeug für Schulungen oder Seminare – aber nicht für effektive Meetings. Wenn in einer Besprechung mehr als sieben Minuten schweigend auf eine Wand gestarrt wird, dann hätten die präsentierten Informationen ebenso vorab per Mail versendet werden können. Nochmal: Die meisten Konferenzen sind zum Meinungsausstausch oder Brainstorming da.

9. Sitzungszeit streng einhalten

Wenn Sie wollen, dass die Teilnehmer pünktlich erscheinen, müssen Sie genauso konsequent beim Schluss bleiben und das Meeting innerhalb des vereinbarten Zeitrahmens beenden. Denken Sie an das oben schon erwähnte Parkinson’sche Gesetz. Setzen Sie also unbedingt Deadlines und halten Sie diese auch ein. Damit Sie mit Ihrer Zeitplanung hinkommen, beachten Sie aber bitte auch:

  • Kalkulieren Sie stets etwas Pufferzeit und Pausen mit ein.
  • Haben Sie immer ein Blick auf die Zeit, und moderieren Sie das Meeting entsprechend. Unterbrechen Sie Laberer.

Auch wenn Sie ein festes Zeitbudget haben: Sie müssen es nicht unbedingt ausschöpfen. Jeder freut sich, wenn die Runde vor dem geplanten Ende fertig wird.
Quelle: www.karrierebibel.de

 

Drucken als PDF